LAPORAN PROYEK
BUSINESS LETTER
DI HOTEL TRIO INDAH 2
Jalan Brigjen S. Riadi 1-3 Kayutangan Malang
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Politeknik Negeri Malang Tahun Ajaran 2008/2009 Program Study Administrasi Niaga Akan melaksanakan observasi ke perusahaan dengan Tema “ BUSSINES LETTER” di Hotel Trio Indah 2 yang terletak di jalan Brigjen S. Riadi 1- 3 Malang.
Yang dimaksud dengan perusahaan adalah suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber-sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat.Bussines letter adalah Surat bisnis yang Artinya surat-surat yang digunakan dalam dunia bisnis . Di setiap perusahaan pasti ada bagian yang menangani surat yang selalu ada di perusahaan, surat sangat penting karena dapat digunakan untuk arsip sebagai bukti tertulis.
Dengan dilaksanakan observasi di perusahaan tentang Bussines Letter ini diharapkan kita dapat mengidenfikasikan macam – macam atau jenis – jenis surat yang ada di perusahaan tesebut, struktur organisasi, lokasi perusahaan dan mengetahui cara – cara pengiriman surat yang dilakukan di perusahaan serta mengidenfikasikan posisi jabatan distruktur organisasi, menjelaskan tugas dan tanggung jawab dari jabatan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Bussines Letter?
2. Apa macam-macam dan bentuk surat?
3. Apa pengertian Perusahaan?
4. Apa pengertian Manajemen?
1.3 Tujuan
1. Memberi pelatihan berbasis kompetensi untuk mengembangkan keterampilan mengamati dan mendokumentasikan semua aspek yang berkaitan dengan kegiatan korespondensi bisnis (business letter).
2. Memberikan pengaetahuan dan keterampilan komunikasi tertulis dalam bentuk surat baik intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan mengelola semua aktivitas secara produktif dan efektif.
1.4 Manfaat
1. Dapat mengembangkan kemampuan berkomunikasi dan bekerja sama dalam kelompok dengan baik.
2. Dapat mengetahui cara –cara pengiriman surat yang dilakukan di perusahaan.
3. Mengetahui prosedur penanganan surat.
4. Dapat membuat laporan atas proyek dengan baik.
5. Dapat mengikuti proyek selanjutnya dengan lebih baik.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Bussiness Letter
Bussiness Letter adalah surat bisnis. Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi dari seseorang atau lembaga/ instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
2.2.Jenis- jenis Surat
Beberapa jenis- jenis surat antara lain:
2.2.2. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyempaikan berita atau informasi yang dibuat atau dikirim oleh seseorang baik kepada perorangan maupun kepada organisasi/lembaga.
2.2.3. Surat Dinas/Resmi
Surat dinas/resmi adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/ kegiatan dina sebuah unstansi pemerintah.
2.2.4. Surat Dagang/ Niaga/ Business
Surat dagang/ niaga adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi dengann hal- hal yang berhubungan dengan penawaran barang- barang/ kegiatan dagang. Macam - macam surat Business adalah :
2.2.4.1 Surat Perkenalan
Adalah surat dari penjual ditujukan kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli.
2.2.4.2 Surat Permintaan Penawaran
Adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada calon penjual dengan maksud meminta keterangan mengenai barang – barang yang akan dibeli.
2.2.4.3 Surat Penawaran
Adalah surat yang dibuat oleh calon penjual ditujukan kepada calon pembeli dengan maksud untuk memberikan keterangan/ menawarkan barang yang akan dijual.
2.2.4.4 Surat pesanan
Adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan maksud ingin memesan barang yang dijual.
2.2.4.5 Surat Penerimaan Pesanan
Adalah surat yang dibuat oleh penjual ditujukan kepada calon pembeli dengan maksud memberitahukan bahwa surat pesanan telah diterima.
2.2.4.6 Surat Referensi
Adalah surat mengenai baik tidaknya diri seseorang antara lain kecakapan, kemampuan kerja, mental serta kelakuan, kejujuran.
2.2.4.7 Surat komplain
Adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual dengan maksud meminta ganti rugi atas barang yang telah dibeli dikarenakan barang yang dibeli tidak sesuai dengan permintaan pembeli.
2.2.4.8 Surat balasan komplain
Adalah surat dari penjual ditujukan kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang penjelasan dan permintaan maaf dari penjual.
2.2.4.9 Surat Tagihan
Adalah surat dari penjual ditujukan kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang utang yang belum dilunasi.
2.2.6. Proses Jalannya Lingkup Surat Niaga
Proses jalannya lingkup surat niaga adalah adanya suatu informasi mengenai barang yang akan dijual kemudian pembeli akan mengirimkan surat permintaan penawaran, kemudian penjual akan memberikan informasi melalui surat penawaran, bila penawaran ini dirasa cocok maka pembeli akan mengirimkan lagi surat pesanan, maka penjual akan mengirimkan surat pengiriman barang atas pesanan pembeli, dari itu maka akan timbul surat penerimaan dan pembayaran.Bagian- bagian Surat Niaga adalah:
a. Kepala Surat.
b. Tanggal Surat.
c. Nomor Surat.
d. Alamat yang dituju.
e. Perihal/hal.
f. Alinea Pembuka.
g. Isi Surat.
h. Alinea Penutup.
i. Nama Perusahaan.
j. Nama Terang.
k. Jabatan.
l. Lampiran.
m. Tembusan.
2.2.7. Bentuk- bentuk Surat
Susunan letak bagian- bagian surat (layout)
a. Pola bentuk lurus.
b. Pola bentuk setengah lurus.
c. Pola bentuk lurus penuh.
d. Pola bentuk lekuk.
e. Pola bentuk paragraf bergantung.
f. Pola bentuk P dan K.
g. Pola bentuk resmi.
2.3. Company Knowledge
2.3.1. Pengertian Perusahaan
Perusahaan adalah suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber-sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat.
Menurut KUHD yang menjelaskan tentang pengertian perusahaan adalah “perusahaan harus mengandung unsur-unsur secara terbuka, terus-menerus, berhubungan dengan pihak ketiga, dalam lapangan perniagaan dan bertujuan mencari keuntungan.”
Dalam arti ekonomisnya adalah “bentuk kerjasama atau kumpulan dari faktor-faktor produksi untuk menciptakan barang baru serta bertujuan mendapatkan keuntungan.”
2.3.2. Bentuk – bentuk perusahaan
Bentuk perusahan ditetapkan pada saat perusahaan akan didirikan atau akan memulai melaksanakan opersainya. Dalam hal ini, beberapa pertimbangan apabila akan membentuk antara lain:
a. Jenis usaha yang akan dilaksanakan(Jasa, industri, perdagangan, dan sebagainya)
b. Jumlah modal usaha
c. Penentuan tanggung jawab perusahaan.
d. Jangka waktu berdirinya perusahaan.
2.3.2.1 Perusahaan Perseorangan
Perusahaan perseorangan adalah Badan usaha kepemilikannya dimiliki oleh satu orang. Individu dapat membuat badan usaha perseoarangan tanpa izin dan tata cara tertentu. Semua orang bebas membuat bisnis personal tanpa adanya batasan untuk mendirikannya. Pada umumnya, perusahaan perseorangan bermodal kecil, terbatasnya jenis serta jumlah produksi, memiliki tenaga kerja/buruh yang sedikit dan penggunaan alat produksi teknologi sederhana. Contoh perusahaan perseorangan seperti toko kelontong, tukang bakso keliling, pedagang asongan dan lain sebagainya.
2.3.2.2 Perusahaan / Badan Usaha Persekutuan / Partnership
Perusahaan persekutuan adalah badan usaha yang dimiliki oleh dua orang atau lebih yang secara bersama-sama bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Yang termasuk badan usaha persekutuan adalah firma dan persekutuan komanditer / CV. Untuk mendirikan badan usaha persekutuan membutuhkan izin khusus pada intansi pemerintah yang terkait.
2.3.2.3 Firma
Firma adalah suatu bentuk persekutuan bisnis yang terdiri dari dua orang atau lebih dengan nama bersama yang tanggung jawabnya terbagi rata tidak terbatas pada pemiliknya.
2.3.2.4 Persekutuan Komanditer / CV
CV adalah suatu bentuk badan usaha bisnis yang didirikan dan dimiliki oleh dua orang atau lebih unutk mencapai tujuan bersama dengan tingkat keterlibatan yang berbeda-beda diantara anggotanya. Satu pihak dalam CV mengelola usaha secara aktif yang melibatkan harta pribadi dan pihak lainnya hanya menyertakan modal saja tanpa harus melibatkan harta pribadi dan finansial. Yang aktif mengurus perusahaan CV disebut sekutu aktif, dan hanya menyetor modal disebut sekutu pasif.
2.3.2.5 Perseroan Terbatas / PT
Perseroan terbatas adalah organisasi bisnis yang memiliki badan hukum resmi yang dimiliki oleh minimal dua orang dengan tanggung jawab yang hanya berlaku pada perusahaan tanpa melibatkan harta pribadi atau perseorangan yang ada di dalamnya. Di dalam PT pemilik modal tidak harus memimpin perusahaan, karena dapat menunjuk orang lain di luar pemilik modal untuk menjadi pimpinan. Untuk mendirikan PT / Perseroan Terbatas dibutuhkan sejumlah modal minimal dalam jumlah tertentu dan berbagai persyaratan lainnya.
2.4 Job Description
Description : diskripsi, gambaran, uraian
Job : pekerjaan
Job description adalah deskripsi tugas. Rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas ini harus dibuat supaya masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi.
Elemen-Elemen Job Descrption:
a. Job information
b. Primary job role : bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan dan rekonsialisasi.
c. Dimentions menjelaskan tentang ukuran dan skala bisnis yang berada di bawah pengawasannya
d. Key accountabilities : mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi serta pembuatan laporan keuangan
e. Performance measurement
f. Relitionship
g. Reporting relitionship : elemen ini mencakup badan yang menujukkan struktur departemen dan hubungan internalnya
h. Knowledge & skills : merupakan ringkasan kualifikasi minimum beraitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan ini.
i. Decision making : kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.
2.5. Pengertian Manajemen
2.5.1. Pengertian Manajemen Menurut James A.F. StonerManajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.5.2. Pengertian Manajemen Menurut Mary Parker FolletManajemen adalah suatu seni, karena untuk melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain dibutuhkan keterampilan khusus.
2.5.3. Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
2.5.4. Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.
BAB III
METODOLOGI
3.1. METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan sistematika konsep dan langkah -langkah kegiatan yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan untuk menemukan jawaban terhadap masalah yang akan diajukan. Penelitian adalah kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip umum. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui tentang Bussines Letter. Dengan demikian, kita akan mengetahui manfaat dari observasi yang kita laksanakan di Hotel Trio Indah 2.
3.2 LOKASI PROYEK
Dalam hal ini peneliti bertindak sebagai instrument sekaligus pengumpulan data. Peneliti berperan sebagai partisipan penuh yang kehadirannya diakui statusnya sebagai peneliti oleh subjek atau informan.
Penelitian ini dilakukan di Hotel Trio Indah 2 Terletak di Jln. Brigjen S. Riadi 1 - 3 Malang. Peneliti memilih perusahaan Hotel Trio Indah 2 karena peneliti ingin mengetahui Bussines Letter yang ada di perusahaan tersebut dan ingin tahu bentuk-bentuk struktur organisasi, mengetahui cara – cara pengiriman surat yang dilakukan di perusahaan, macam – macam atau jenis – jenis surat yang ada di perusahaan tersebut dan peralatan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan serta masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Peneliti menganggap karyawan Hotel Trio Indah 2 mampu menghadapi pekerjaan/ masalah yang terjadi di perusahaan.
BAB IV
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
4.1. WAWANCARA
Wawancara merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan komunikasi dengan sumber data. Komunikasi tersebut dilakukan dengan dialog ( Tanya jawab ) secara lisan, baik langsung maupu maupun tidak langsung ( I. Djuhumur dan Muh.Surya 1985).
Wawancara adalah Salah satu metode untuk mendapatkan data anak atau orang tua dengan mengadakan hubungan secara langsung dengan informasi / face to face relation ( Bimo Walgito, 1987 ).
Wawancara Juga dapat diartikan sebagai berikut Wawancara adalah Alat untuk memperoleh data atau fakta atau informasi berdasarkan kenyataan. ( Ws. Winkel, 1995 ).
3.3 OBSERVASI
Observasi adalah Suatu penyidikan yang dijalankan secara sistematis dan sengaja diadakan dengan menggunakan alat indera terutama mata terhadap kejadian – kejadian yang langsung.
JADWAL KERJA
No
|
Kegiatan
|
Mei
|
Juni
|
Juli
| ||||||
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
| ||
1
|
Pembagian kelompok serta penentuan perusahaan
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
2
|
Mengajukan proposal serta Melengkapi surat-surat untuk observasi
| |||||||||
3
|
Persiapan Observasi / mengajukan proposal ke perusahaan
| |||||||||
4
|
Observasi ke perusahaan
| |||||||||
5
|
Pengumpulan data hasil observasi
| |||||||||
6
|
Pembuatan laporan hasil observasi
| |||||||||
7
|
Pengajuan Proposal
| |||||||||
8
|
Mengumpulkan laporan dan presentasi
| |||||||||
Tidak ada komentar:
Posting Komentar